Ein gutes Briefing für deinen Eventfotografen braucht 5 Punkte: Location & Ambiente, Menschen & VIP-Liste, Zeitablauf, Verwendungszweck und eine Deadline. Ohne diese Infos fotografiert dein Fotograf:in im schlimmsten Fall planlos und du bekommst Material, mit dem du hinterher wenig anfangen kannst.
Die gute Nachricht: Ein solides Briefing dauert keine 15 Minuten. Es spart dir aber Stunden an Nacharbeit und sorgt dafür, dass die Fotos danach auf Website, Social Media und in der internen Kommunikation wirklich gut funktionieren.
Welche 5 Punkte das genau sind, erfährst du hier.
5 Punkte, die jedes Eventfotografen-Briefing braucht
Location & Ambiente: Was der Fotograf:in über den Raum wissen muss
Schick deinem Fotograf:in vorab alles, was du über die Location weißt:
- Wie groß ist der Raum?
- Gibt es mehrere Bereiche ? Bühne, Networking-Area, Außenfläche?
- Wie sind die Lichtverhältnisse? (könnten sie sein=
Das klingt nach Kleinigkeiten, sind es aber nicht!
Die Location bestimmt, welches Equipment der Fotograf einpackt. Ein dunkler Saal mit Bühnenbeleuchtung braucht anderes Licht als eine helle Dachterrasse.
Wenn der Fotograf:in das erst vor Ort merkt, fehlt ihm möglicherweise das richtige Objektiv oder Licht.
Und vergiss nicht die Details:
- Dekoration
- Catering
- Branding-Elemente! (oft unterschätzt!)
Diese Aufnahmen transportieren die Atmosphäre deines Events. Auf Social Media performen genau solche Bilder oft besser als die klassischen Bühnenfotos: weil sie zeigen, wie sich das Event angefühlt hat.
Menschen & VIP-Liste: Wer aufs Bild muss und... wer nicht!
Das Wichtigste bei jedem Event sind: die Menschen.
Dein Fotograf:in muss wissen, was für Situationen du brauchst:
- Networking-Momente / Gespräche
- Reaktionen im Publikum
- Gruppenfotos
Gleichzeitig musst du vorher klären, wer nicht fotografiert werden möchte.
Das ist keine Nebensache! Wenn das erst am Eventtag diskutiert wird, kostet es Zeit und Nerven. Am besten fragst du im Vorfeld bei den Teilnehmenden ab und gibst dem Fotografen eine kurze Info.
Mindestens genauso wichtig: die VIP-Liste. Erstelle eine Liste mit allen Personen, die auf jeden Fall fotografiert werden müssen:
- Speaker
- Geschäftsführung
- Partner
- Sponsoren
Am besten mit Name und ggf. ein Foto, damit dein Fotograf:in sie vor Ort erkennt. Nichts ist ärgerlicher als nach dem Event festzustellen, dass der Hauptredner auf keinem einzigen Bild ist.
Ablauf & Programm : Zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Dein Fotograf:in muss das Programm bzw. den zeitlichen Ablauf kennen.
Klingt offensichtlich, passiert aber erstaunlich oft nicht.
Schick den Zeitplan vorab: mit Uhrzeiten & Orten.
Zum Beispiel:
- Wann ist Doors Open & die Begrüßung?
- Wann die Keynote?
- Wann sind Pausen, in denen die besten Networking-Fotos entstehen?
- Gibt es eine Ehrung, eine Podiumsdiskussion, ein gemeinsames Abendessen?
Der Fotograf:in muss wissen, wann er wo sein soll.
Besonders bei Events mit mehreren Räumen oder parallelen Programmpunkten ist das entscheidend. Wenn er in Raum A steht und der wichtigste Moment in Raum B passiert, ist das Bild weg. Für immer.
Definiere außerdem einen Ansprechpartner vor Ort, der kurzfristige Änderungen weitergibt.
Events laufen nicht exakt nach Plan …
Verwendungszweck, Format & Deadline
Wofür brauchst du die Fotos?
Diese Frage bestimmt alles:
Bildausschnitt, Format, Bearbeitung.
Fotos für die Website brauchen andere Formate als Bilder für Instagram Stories.
Ein Bild für einen Pressebericht wird anders bearbeitet als ein Schnappschuss für den internen Newsletter.
Wenn dein Fotograf:in das vorher weiß, kann er gezielt beide Varianten liefern: Querformat für die Website, Hochformat für Social Media.
Kläre außerdem die Deadline.
Brauchst du Bilder noch am selben Abend für Social Media?
Dann muss der Fotograf das einplanen und eine Vorauswahl direkt vor Ort bearbeiten.
Oder reichen einige Tage für die finale Auswahl?
Je klarer du das kommunizierst, desto besser kann dein Fotograf:in liefern.
Praxisbeispiel: arveo innovation day 2025 für EITCO
Ein konkretes Beispiel, wie ein gutes Briefing in der Praxis aussieht: EITCO, ein IT-Dienstleister, veranstaltet jährlich den arveo innovation day für 100 bis 150 ausgewählte Kunden.
Die Location war bewusst anders gewählt: statt Konferenzraum die ELORIA Erlebnisfabrik in Bottrop, eigentlich ein Escape-Room-Erlebnis.
- Das Briefing vorab war klar:
Vorträge dokumentieren, Networking-Momente einfangen, Kunden- und Partnerinterviews führen, die besondere Atmosphäre der Location festhalten. - Dazu war definiert, wofür das Material gebraucht wird:
Eventfotos für die interne und externe Kommunikation, ein Aftermovie in Lang- und Kurzversion für Website und Social Media, eigenständige Interview-Clips und ein Teaser, der Lust auf den nächsten arveo innovation day 2026 machen soll.
Weil vorher klar war, welche Ergebnisse in welchem Format gebraucht werden, konnte ich den Tag effizient planen und EITCO hatte danach nicht nur schöne Erinnerungsfotos, sondern Content, der über Monate für sie arbeitet!
Fazit: Da muss in dein Briefing für deinen Eventfotografen
Ein Eventfotografen-Briefing braucht keine 30 Seiten. 5 klare Punkte: Location, Menschen, VIP-Liste, Ambiente, Zeitablauf, Verwendungszweck und Deadline.
Diese reichen, damit dein Fotograf:in vorbereitet ankommt und du danach Material hast, das wirklich arbeitet.
Häufige Fragen
Was kostet ein Eventfotograf für eine Firmenveranstaltung?
Das hängt von der Dauer des Events, dem Umfang der gewünschten Leistungen und der Nachbearbeitung ab.
Ein halber Tag mit Bildauswahl und Bearbeitung liegt in einer anderen Preisklasse als ein ganztägiges Event mit Aftermovie und Interviews.
Am besten fragst du direkt an und beschreibst, was du brauchst !
Dann bekommst du ein Angebot, das zu deinem Event passt. → Mehr zur Eventfotografie bei Schwarzekreide
Wann sollte ich den Eventfotografen buchen?
So früh wie möglich!
Idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem Event.
Denn gute Eventfotografen sind oft Monate im Voraus ausgebucht, besonders in der Veranstaltungs-Hochsaison im Frühjahr und Herbst.
Je früher du buchst, desto besser kann der Fotograf sich auf dein Event vorbereiten.
Brauche ich bei einem Firmenevent auch einen Videografen?
Kommt darauf an, was du mit dem Material vorhast.
Wenn du ein Aftermovie, Kunden-Interviews oder Social Media Clips brauchst, lohnt sich Video zusätzlich zur Fotografie.
Eventvideos, Aftermovies und Testimonials biete ich auch an. → Mehr zu Event Video & Aftermovies
Wie viele Fotos bekomme ich von einem Firmenevent?
Bei einem ganztägigen Event entstehen typischerweise 100-300 Fotos. Die genaue Anzahl hängt vom Programm, der Teilnehmerzahl und den vereinbarten Leistungen ab.
Wichtiger als die reine Menge ist, dass du die richtigen Motive bekommst: die Momente, die dein Event erzählen.