In diesem Beitrag erfährst Du alles als Auftraggeber, was du für die Beauftragung eines Eventfilm benötigst und was für Arbeit auf dich dabei zukommen könnte.
Du hast ein Event – sei es eine Veranstaltung, ein Seminar oder ein Workshop – und möchtest die Vorteile eines Eventfilm (oder auch gern Aftermovie bezeichnet) für dich nutzen.
Allerdings weißt du nicht, was für Informationen du dafür brauchst um so etwas in Auftrag zu geben. Denn schließlich möchtest du auch als Auftraggeber professionell erscheinen und optimale Vorraussetzungen schaffen für deinen idealen Eventfilm, den du schon bildlich vor Augen hast. Und selbstverständlich Kosten sparen. Denn in der Regel sind nicht „nur“ die reinen Stunden vor Ort Kostenpunkte, sondern auch die noch aufwendigere Postproduktion. Je nach Eventfilm, Dauer, Aufwand und Material, kann dies 2-5 Tage Postproduktion beanspruchen.
Was ist ein Eventfilm?
Als kleine Auffrischung und Basicwissen nochmal kurz zusammengefasst:
Ein Eventfilm kann zusätzlich zu den Impulsen auch den Mehrwert des Events stark vermitteln. Das „Warum“ hinter dem Event wird deutlich – und ein „Wann kann ich es selbst auch erleben“?
Eventfilme & Aftermovies schaffen einen Mehrwert für das Image, der Kundenbindung und Markenaufbau.
Welche Ziele soll der Eventfilm haben?
Und wie wirken diese sich auf den Eventfilm aus?
Damit die gewünschte Wirkung des Eventfilm gelingt – braucht es die passenden Bilder & Musik. Logisch. Daher sollte vorher genau definiert werden: Was soll der Evenfilm denn bringen?
Je nach „Schwerpunkt“ hat dies auf der Konzeption und Gestaltung folgende Einflüsse:
Promotion für das nächste Event
Ziel: Promotion / Werbung
Nach dem Event ist vor dem Event!
Mit einem Eventfilm kannst du dein nächstes Event ideal promoten.
Deine potentiellen neuen Kunden können somit einen idealen ersten Eindruck von deinem Event erhalten.
Stell dir mal vor, du bist auf einer Eventwebseite mit schönen Fotos (meistens Stockmaterial) oder auf einer Eventwebseite mit tollen Filmaufnahmen mit Menschen, die bei dem Event spaß haben und die Location toll aussieht – wo würdest du eher die Karten für kaufen?
Selbstverständlich kann der Eventfilm nicht nur auf der eigenen Eventwebseite laufen. Beispielsweise ist dieser ideal für einen Messestand, bei Events selbst beim Eingang usw.
Einfluss auf den Eventfilm
- Vermehrt Aufnahmen der gesamten Location (Weitwinkelaufnahmen)
- Vermehrt Aufnahmen von Menschen, die Spaß haben oder etwas bestimmtes tun
- Vermehrt Aufnahmen von den absoluten Highlights / USP des Events
- Weniger Detailshots und Close Up Aufnahmen
Social media - Werbung & Präsenz
Ziel: Aufmerksamkeit & Interaktion
4,62 Milliarden Menschen nutzen 2022 Social media.
Im Ranking liegen Facebook & YouTube an erster Stelle. Allein in Deutschland beträgt die tägliche Nutzungsdauer der Social media Apps bei 89 Min. am Tag.
Allein dies Fakten sollten schon reichen um zu wissen: Auf Social media sollte dein Unternehmen, dein Event präsent sein.
Und als Video (Stichwort YouTube an 2. Stelle) erst recht.
Einfluss auf den Eventfilm
- Schnellere Schnittfrequenz (denn hier ist Zeit > Aufmerksamkeit)
- Packender Anfang (die ersten Sekunden entscheiden)
- Vermehrt Aufnahmen von Menschen, die Spaß haben oder etwas bestimmtes tun
- Vermehrt Aufnahmen von den absoluten Highlights / USP des Events
- Das Event / die Marke / das Unternehmen wird stark hervorgehoben
- Weniger Aufnahmen der gesamten Location (aufgrund der Social media Formate)
Rückblick und Berichterstattung
Ziel: Image & Emotionen
Abgesehen von dem Marketingmehrwert hat ein Eventfilm auch noch eine andere Funktion:
Als Recap, Zusammenfassung in „schön & kurz“ – was geschehen ist, vielleicht sogar chronologisch, die schönsten Momente.
Darunter fallen auch die bekannten „Hochzeitsfilme“ u.Ä. darunter. In denen es nicht primär um den Werbeaspekt geht sondern um die Erinnerung & die damit verbundenen Emotionen.
Jedoch ist dies auch interessant für Unternehmen. Einmal für die interne Kommunikation oder für die externe Kommunikation der B2B Partner. Zeige was du tolles auf die Beine gestellt hast, wie sehr die Gäste das Event genossen haben und stärke damit den Zusammenhalt.
Einfluss auf den Eventfilm
- Langsamere Schnittfrequenz
- Programm / Ablauf gewünscht Chronologisch
- Verstärkt Aufnahmen von Details, Dekoration
- Vermehrt Aufnahmen von Menschen, die Spaß haben oder etwas bestimmtes tun
- Viel Emotionen und Erinnerungen liegen im Fokus
- Das Event / die Marke / das Unternehmen wird nicht so stark hervorgehoben wie in den Social media Eventfilmen
wann sollte ich nach einem Eventfilmer anfragen?
So früh wie möglich ? Ja und nein.
Früh solltest du beginnen einen geeigneten Eventfilmer dir zu suchen und Angebote hereinzuholen. Preise vergleichen lohnt sich – aber auch die Qualität nicht dabei vergessen! Was nützt dir ein günstiger Eventfilmer, wenn du am Ende ein Eventfilm hast, für den du dich bei der Präsentation rechtfertigen musst, weil die Bilder so schlecht sind?
Konkretisieren solltest du deine Anfrage erst dann, wenn du weißt wann, wo, wie dein Event stattfindet. Quasi wenn du dein Business schon gemacht hast oder zumindest schon weit fortgeschritten darin bist. Warum?
Das kommt jetzt:
Was brauche ich für ein ideales Briefing als Auftraggeber?
Du bist dir nun im klaren, was du mit deinen Eventfilm erreichen möchtest. Dein Event hast du auch bereits gut geplant und hast auf ein wenig „kopf frei“ für dieses Thema. Denn das kann „man nicht so mal nebenbei“ in Auftrag geben wie ein Waschgang bei einer Waschmaschine. (Und auch das ist manchmal eine Sache für sich – anderes Thema)
Diese Informationen sind ein Must-have:
- 1. Die zentralen Eckdaten: Wann bis Wann findet das Event statt und Wo
- 2. Programm, Start, Ende, bestimmter Highlights
- 3. Liste von wichtigen Personen*, welche auf jeden fall in dem Video zu sehen sein müssen
- 4. Liste von Motivwünschen (falls es bestimmte Gegenstände, Dekorationen o.Ä. gibt)
- 5. Dein Unternehmenslogo / Eventlogo / Sponsorenlogos (alles an Logos, welche optimal am Ende eingeblendet werden müssen)
- 6. Musikwünsche oder zumindest eine Idee in welche Richtung es gehen sollte
- 7. Einen Ort an dem der Eventfilmer parken kann und sein Equipment SICHER lagern kann
- 8. Deadline bis wann der Eventfilm benötigt wird (inklusive vorher abgesprochener Korrekturschleifen)
- 9. Telefonnummern, E-Mail Adressen der wichtigen Ansprechpartner vor Ort
Diese Informationen sind ein Nice-to-have oder ein „kommt auf deine Wünsche an“:
- 1. Einblendungen / Textwünsche
- 2. O-Töne* oder Interviews bestimmter Personen
- 3. Einen optimal ruhigeren Ort, an welchem die Interviews stattfinden können
Die * markierten Stellen betreffen meistens Einzelpersonen. Diese sollten vorher vorgewarnt / gefragt werden, ob diese für Interviews zur Verfügung stehen können. Einerseits damit diese sich darauf vorbereiten können und andererseits sollten diese Interviews in einem ruhigeren Ort stattfinden. Denn dann kann der Interviewte sich gut konzentrieren und die Ton-/Videoaufnahme sind besser als „Mitten im Geschehen“.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Da kommen einmal die Tagessätze hinzu, je nach Anzahl der Kameraoperatoren oder Eventfilmer (alleine) – dann die Postproduktionstage, die Musiklizenz und falls gewünscht die Distribution in verschiedene Formate & Auflösungen.
Optimal und seriös ist es, wenn diese Kostenpunkte vorher abgesprochen sind und – beispielsweise eine spätere Distribution in andere Formate (Social Media u.Ä.) vorher als „optionale Kostenpunkte“ angesprochen werden.
